Hjælp fra frivillige kræfter

Du skal starte med at danne dig et klart overblik over, hvilke opgaver, der skal løses. Det indebærer specielt, hvilke ledende opgaver, der skal løses af jer selv eller af ”kernefrivillige”. Frivillige organisationer og sportsklubber hjælper gerne til ved store arrangementer til gengæld for støttekroner, ”gulerødder” til hjælperne, muligheden for øvelse eller andre partnerskabsaftaler. 

Afhængig af omfanget og karakteren af dit arrangement, kan du kontakte en klub eller en forening (idrætsklubber, spejdere og lignende), der har erfaring med at understøtte arrangementer. Her aftales nogle bestemte opgaver, der skal løses. Ofte vil du kunne aftale med klubben, at de har opgaven med at lave vagtplanerne osv. Du skal regne med betaling for denne type hjælp. Klubben eller foreningen har ”arbejdsgiveransvaret”, og der vil ikke være nogen særlig forventning om belønning af den enkelte frivillige ud over lidt kaffe, varme og måske lidt sponsortøj. 

Er I selv en klub eller forening med frivillige inden for egne rækker, så er det en god idé at rekruttere gennem opslag inden for jeres organisations egne rammer – men i det fleste tilfælde også uden for. Der findes også hjemmesider, der organiserer frivillige.

I kan med fordel få de frivillige til at udfylde en formular, hvor de kan tage stilling til, hvilke opgaver vedkommende gerne vil løse og hvilke kompetencer, den pågældende har. Den frivillige tager samtidig også stilling til omfanget af tilbuddet om frivilligt arbejde. 

Frivillige agerer efter andre præmisser end lønnet arbejdskraft, derfor er det vigtigt på forhånd at have klarlagt, hvilke aftaler, I indgår med hinanden. Det er vigtigt at være forberedt på frafald blandt frivillige. Den frivilliges ønske om at være frivillig sker her som regel ikke med udgangspunkt i, at der sker en aflønning. Til gengæld vil den frivillige typisk have nogle forventninger til måden den pågældende behandles på, dvs. der er ofte lidt mere individuelle hensyn at tage. 

En sidste mulighed er erhvervsdrivende. Det kan også betale sig at inddrage erhvervsdrivende som partnere, fordi de ofte har kompetent og pålidelig arbejdskraft til deres rådighed. 

I nogle foreninger vil deres frivillige være dækket ind af forsikringer tegnet af DIF eller lignende. Forsikringerne dækker dog ikke ved alle typer af arrangementer. Det er derfor meget vigtigt at få styr på forsikringsforholdene i tilfælde af ulykker eller personskade! 

Det skal være sjovt at hjælpe til, så sørg for at der er frivillige nok og strukturer gerne arbejdet, så folk arbejder i hold eller par (2+2). Du skal på den anden side ikke indkalde for mange hjælpere. Det kan være demotiverende at stå og vente på at få noget at lave. 

For at være på den sikre side kan du overveje at købe kerneopgaver så som oprydning, kørsel og vagttjeneste hos professionelle leverandører. Du kan eksempelvis kontakte hjemmeværnet eller beredskabsforbundet og forhøre dig, om de vil agere parkeringsvagter og håndtere afspærringsopgaver.

Sørg altid for at have en lille gruppe problemknusere på stand-by, der f.eks. kan rydde op, køre bil, yde førstehjælp (eksempelvis aftaler med ”professionelle frivillige” ved større arrangementer, eksempelvis samaritter eller frivillige, der har haft denne opgave tidligere), ringe til forskellige myndigheder og lægge penge ud ved uforudsete udgifter. 

Alt efter størrelsen på dit arrangement kan det en rigtig god idé at uddele oversigter med navne, adresser, telefonlister, organisationsdiagram, programmet, tids- og handleplan og lignende til hjælperne. Eventuelt i form af en informationsmappe eller en keystring med vedhæng, hvor man har alle de nødvendige oplysninger (jobbeskrivelsen for deres område) samt telefonnumre (også på Falck, nødhjælp og lignende). Kortfattet, men dækkende! 

Sørg for at dine hjælpere kender retningslinjerne for udendørsarrangementer og arrangementets forløb, så alle frivillige med er med fra start, og der ikke opstår forvirring og problemer undervejs. Det er en god idé med et informationsmøde før start, så man sikrer sig, at alle er velinformerede. 

Giv hellere én information for meget end én for lidt!

Hvis det er frivillige, der skal rydde op, bør det være nogle, som ikke tidligere har deltaget i arrangementet, idet de derved allerede kan være godt trætte. 

Vis påskønnelse for den indsats, som de frivillige yder. Det er altid en god idé at have lidt forplejning og ”godbidder” til medhjælperne (f.eks. forfriskninger i dagens løb, tøj og dimser med logo, osv.), men hvis du vil udbetale løn, skal den være seriøs - halvhjertet betaling fører beviseligt til værre engagement end slet ingen penge. 

Find partnere tidligt og læg vagtplaner, så I kan overskue, hvor mange ekstra hænder, der er behov for.

Efter aftale med dine leverandører skal der sikres løbende mad, drikke samt andre ”gulerødder” til dine medhjælpere.